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Manta Fan
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Re: Retour photos, commentaires...

Message par Manta Fan » 18 déc. 2015, 10:28

Voilà mon "retour" de ce long, très long WE...

Les tous premiers préparatifs ont commencé au mois d'avril, tout doucement pour regarder au tracé en premier lieu et tenter une nouvelle formule en 2 boucles distinctes.
Ensuite vint la recherche de sponsors pour amener de l'argent afin de louer la salle, payer l'assurance "RC Organisation" (protection des organisateurs pour des blessures notamment), faire imprimer les affiches et folders, payer les droits d'auteurs pour la diffusion de musique,... mais surtout acheter plusieurs dizaines de lots pour agrémenter notre tombola qui fut, cette année encore, bien fournie !
Comme les années précédentes, la campagne d'affichage débutait dès le premier WE de septembre.
Si début octobre l'ensemble de la tombola était encode, il fallait cependant encore confectioner les enveloppes, tâche qui incombait cette année encore à mon paternal. Un nouveau layout pour les billets étant mis en oeuvre, qui facilitera par la suite la distribution des lots en évitant au maximum des erreurs toujours possible lors de la délivraison, tout en accélérant la recherché dans les nombreux bacs.
Octobre et novembre furent mis à profit pour controler le trace, créer le roadbook, créer les différents documents qui constitueront par la suite les dossiers des participants, impression et laminage des 3 nouveaux types de tickets pour les repas de midi et surtout impression des sets de table à la maison suite à l'achat d'une photocopieuse/imprimante/scanner/fax couleur permettant le traîtement de papier jusqu'au format A3 et au fort grammage (300gr/m²). cette machine me rendra par la suite bien des services pour l'impression d'une multitude de documents pour lesques j'aurais dû passer par un centre de photocopie avec le prix que cela demande. C'est aussi fin octobre que les lettres furent envoyées aux administrations communales pour avertir de notre passage sur leur "territoire".
Début décembre fut mis à profit pour améliorer le programme de gestion des résultats et le tester sous différents aspects. L'achat d'un switch KVM pour l'utilisation de plusieurs PC sur la data-projection fut profitable pour faciliter les présentations.
C'est alors que tout s'accéléra... Entrée des inscriptions, retours des communes, distribution des justificatifs comptables chez les sponsors, dernière Recce de contrôle du tracé, préparation des "plaques Rallye", découpe vynile des numéros des participants, création des dossiers (impression des documents de contrôle, des quiz, des abandons de recours,...) aller chercher le paternel chez lui, commander les tartes, faire les derniers achats pour les repas (sauf les pains le vendredi).
Le jeudi fut mis à profit pour contrôler le fonctionnement du materiel informatique (4 PCs), prendre en charge la camionnette grâcieusement prêtée par la concesion PEUGEOT de Ath et la charger de quasi tout le materiel qu'il était possible d'y entreposer puis vers 21.00 effectuer un boulot énorme: la fabrication d'une cinquantaine de roadbooks... et finalement commencer les enveloppes avec les tickets pour les participants
Les nuits furent courtes...
Le vendredi 11/12, aux petites heures, effectuer le jalonnage, créer et imprimer l'addendum pour l'évitement des secteurs "terre", acheter les pains frais et à 17.30 commencer la reprise de la salle avec le contrôle d'inventaire.
Quant à 18.30 la salle nous appartenais, j'avais le plaisir de voir arriver Robert (MATON), ainsi qu'Henry et Jacqueline alors que Guy (THIRY) prenait ses quartiers chez moi pour le WE.
A 19.00 le grand bal du déchargement de la camionnette et de la mise en place du materiel dans la salle commençait, pendant que mon paternel s'occupait à la confection du souper.
A 01.00 tout le monde rejoignait ses penates, hormis mon père et moi, car il fallait absolument terminer les enveloppes avec les tickets, ce qui fut fait peu après 02.00, enfin un peu de repos.
A 06.00, le réveil sonnait, douche puis direction la salle pour mettre en route tout le materiel (PCs, Eclairage, Café,...)
Enfin à 08.00 les premiers participants poussaient la porte de la salle, administration des dossiers (pendant que MichelP et Eric KEPPENS ouvraient la route), puis briefing (avec une dizaine de minutes de retard) mais le départ se fit quasi à l'heure... et Guy pouvait commencer la correction des Quizz
Peu après midi, les voitures rentrèrent pour le repas avant de repartir, repus et plutôt contents du repas ingurgité, pour la deuxième boucle... pendant ce temps Guy put corriger les cartes de pointage de la première boucle
C'est vers les 17.00 que les premiers rentrèrent de la balade, on pouvait commencer à faire passer les équipages sur le simulateur, tout en laissant Robert MATON et Eric KEPPENS corriger les feuilles de contrôle de la deuxième boucle... pendant ce temps Henry, Jacqueline et Guy s'occupaient de la vente et de la distribution de la tombola (dont près de 800 lots furent attribués !)
Plutôt que de faire trop patienter les convives, ces derniers purent passer à table dès 20.00, alors qu'aidé de Robert j'encodais les différents résultats pour finalement les proclaimer avec une trentaine de minutes de retard sur le timing annoncé.
Une fois encore, notre cuistot, aidé de son fils cette année, c'est surpassé en cuisine, nous offrant des repas de qualité et un gâteau de toute beauté.
Vers 22.30, le tirage des gros lots de la tombola vit ceux-ci arriver dans l'escarcelle d'une seule et même personne... (il doit jouer au loto ces jours-ci !!!) c'est un petit garcon de 4-5ans qui se chargea de "pècher" les billets au plus pur hazard du tirage.
Je me doute que certains ont pu se poser des question ou être déçus, mais tout se fit aux yeux de tous (pour bien montrer qu'il n'y avait aucun trucage).
Dès les convives partis, démontage de tout le matériel puis rangement dans la camionnette avant de rentrer à la amison vers 02.00 après avoir raccompagné les deux barmans ("Tonton" et Fabienne) chez eux à Tournai vu qu'à cette heure tardive il n'y a plus de trains...
Le dimanche matin, vers 09.00 retour à la salle pour remise en ordre et nettoyage, puis manger un repas correct à midi et à 15.00 retour pour moi à salle afin de peaufiner quelques petites choses avant de remettre l'inventaire de sortie.
Ensuite rentrer à la maison pour vider la camionnette et ranger le materiel à la maison
Enfin à 20.00, je pus prendre la direction de mon lit après une bonne douche.
Lundi matin, nettoyer la camionnette et la render à son propriétaire, ramener mon paternel chez lui à Soignies tout en passant par la boulangerie Canone pour payer la facture des tartes et récupépérer mes samovars à café, puis rentrer chez moi et passer une soirée avant de retourner au travail le mardi matin à 04.15... Pffff !

Encore Merci à tous ceux et celles qui sont venu(e) donner un coup de mains dans l'organisation de la fête, merci à tous ceux et celles qui ont fait le déplacement en espérant que cette festivité vous a comblé.. dommage pour les absents, on aurait pu dépasser notre "record", mais finalement ce seront 38 voitures qui auront parcouru les 220 et quelques kilomètres ce samedi.
Finalement, un énorme merci pour le superbe cadeau que Henry et Robert m'ont fait avec la réplique en miniature de ma voiture, je ne l'oublierai pas de sitôt
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Au royaume des faux culs, certains ont du recevoir leur diplôme "avec mention"

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Re: Retour photos, commentaires...

Message par MichelP » 18 déc. 2015, 20:11

Je tenais tout d'abord à m'excuser pour le peu de présence cette année. Mais, la grippe a été plus forte que moi.
Sinon, j'ai bien aimé ce parcours et surtout le retour à midi à la salle.

:wink:
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